Regulamin 2024.01

REGULAMIN POLSKIEJ GRUPY ONKOLOGII GINEKOLOGICZNEJ 2024.01
(Polish Gynecologic Oncologic Group) PGOG

Art. 1. Nazwa, forma działalności i siedziba organizacji.

1.1. POLSKA GRUPA ONKOLOGII GINEKOLOGICZNEJ (Polish Gynecologic Oncologic Group) (PGOG) jest grupą badawczą, działającą w strukturach i pod patronatem Polskiego Towarzystwa Ginekologii Onkologicznej.

1.2. Jest grupą skupiającą ośrodki ginekologii onkologicznej i onkologii klinicznej zainteresowane prowadzeniem badań zarówno komercyjnych jak i niekomercyjnych w dziedzinie ginekologii onkologicznej.

1.3. Biuro PGOG prowadzone jest przez firmę Medical Art Group Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Promyka 13.

Art. 2. Cele

2.1. Głównym celem działalności Grupy jest połączenie wysiłków jednostek klinicznych w Polsce mających na celu rozwój naukowy w dziedzinie badań, profilaktyki, leczenia i diagnostyki w zakresie chorób onko-ginekologicznych.

2.2. Wszystkie badania, zainicjowane przez PGOG lub badania do których przystępuje Grupa, mają na celu poprawę możliwości leczenia pacjentów z zachowaniem ich praw i dbając przede wszystkim o ich dobro.

2.2. PGOG aktywnie uczestniczy w międzynarodowych działaniach naukowych prowadzonych przez podobne organizacje zagraniczne zapewniając tym samym swoim członkom informacje i kontakt z platformą międzynarodową.

2.3. PGOG zapewnia aktywne wsparcie administracyjne i organizacyjne dla swoich członków, prowadzenie negocjacji i prowadzenia badań klinicznych (badanie kliniczne i badania kliniczne leków) i stara się organizować własne projekty w zakresie oceny klinicznej (czyli tych, gdzie Grupa działa jako sponsor i finansuje je z własnych środków).

2.4 PGOG tworzy wspólne projekty, inicjuje i wspiera kontakty między ekspertami biorącymi udział w badaniach, co przyczynia się do podniesienia jakości opieki ginekologicznej.

2.5. PGOG organizuje własne projekty i spotkania edukacyjne i wspiera udział swoich członków w lokalnych przedsięwzięciach i spotkaniach zagranicznych organizowanych przez organizacje edukacyjne.

2.6. PGOG wspiera działania naukowe wszystkich swoich członków.

2.7. PGOG monitoruje najnowsze zmiany legislacyjne w odniesieniu do obszaru badań klinicznych i zapewnia swoim członkom aktualne informacje.

Art. 3. Zasady działalności

3.1. Działania prowadzone przez Grupę prowadzą do realizacji jego celów, jakie określono w art. 2.

3.2. Oprócz głównych działań, Grupa może także wykonywać wtórną działalność gospodarczą, której celem jest wspieranie realizacji celów głównych. Wszelkie zyski uzyskane z działalności wtórnej będą przeznaczone na sfinansowanie działalności PGOG oraz pokrycie kosztów administracyjnych.

3.2. Współpraca pomiędzy ośrodkami członkowskimi PGOG ułatwia dostęp do najnowszych metod terapeutycznych, diagnostycznych i nowoczesnych terapii, a co za tym idzie, przyczynia się do rozpowszechniania ich dostępności wśród pacjentów.

3.3. Główne działania Grupy są finansowane przede wszystkim, ale nie tylko, z następujących źródeł:

• o granty naukowe
• o sponsoring
• o środki z prowadzonych badań komercyjnych
• o zyski osiągane z wtórnej działalności gospodarczej

Art. 4. Prawa i obowiązki członków PGOG

• a) wypełnienie i złożenie w sekretariacie PTGO kwestionariusza PGOG
• b) złożenie deklaracji członkowskiej PGOG
• c) akceptacja regulaminu PGOG
• d) akceptacja przez ½ + 1 członków Zarządu PGOG.

4.1. W skład PGOG wchodzą profesjonalne ośrodki medyczne, zwanej dalej „ośrodkami“ świadczące opiekę zdrowotną w zakresie ginekologii onkologicznej i/lub onkologii kliniczne.

4.2. Każdy z ośrodków wskazuje swojego przedstawiciela zwanego dalej „koordynatorem ośrodka“ który jest jego pracownikiem lub pozostaje w innym stosunku prawnym z danym ośrodkiem.

W głosowaniach każdy z ośrodków rekrutujących chore do badań w ciągu ostatnich 24 miesięcy ma jeden głos, a wszystkie głosy są równe.

4.3. Warunkiem przystąpienia do PGOG jest:

4.4. Zarząd PGOG decyduje o akceptacji nowego ośrodka w trakcie kolejnego spotkania po złożeniu wniosku i informuje przedstawiciela ośrodka o swojej decyzji.

4.5. Prawa ośrodka, będącego członkiem PGOG:

1. a) aktywnie uczestniczyć we wszystkich działaniach podejmowanych przez PGOG
2. b) brać udział w podejmowaniu decyzji dotyczących działalności PGOG
3. c) zgłaszania własnych propozycji działalności PGOG
4. d) prawo odmowy udziału w badaniu klinicznym sugerowanym przez PGOG.

4.6. Obowiązki członków PGOG:

1. a) przestrzeganie regulaminu
2. b) aktywne uczestniczenie w działaniach PGOG
3. c) ochrona dobrego imienia Grupy
4. d) regularnie zasięgać informacji o działaniach w ramach Grupy,
5. e) informować koordynatorów PGOG o wszelkich zmianach danych, podanych w kwestionariuszu zgłoszeniowym ośrodka,
6. f) informować koordynatorów PGOG o zmianach w ośrodku które mogą przełożyć się na jakość pracy PGOG.

4.7.a Ośrodek może zostać zawieszony w funkcjonowaniu, jeżeli w ciągu dwunastu (12) miesięcy nie wykazał żadnej aktywności w działalności PGOG.

4.7.b Ośrodek może zostać usunięty z listy ośrodków członkowskich PGOG w przypadku:

1. a) złożenia pisemnego wypowiedzenia członkostwa przez koordynatora ośrodka,
2. b) utraty zdolności ośrodka do prowadzenia badań klinicznych zgodnie ze standardami PGOG,
3. c) nieprzestrzeganie regulaminu PGOG,
4. d) brak rekrutacji do badań klinicznych z udziałem PGOG w okresie dwóch (2) kolejnych lat,
5. e) brak aktywności ośrodka w działalności PGOG w okresie dwóch (2) kolejnych lat.

4.8. Ośrodek, który chce wystąpić z PGOG, przesyła pisemne powiadomienie o swojej decyzji na adres Polskiego Towarzystwa Ginekologii Onkologicznej. Ośrodek może również złożyć wypowiedzenie członkostwa poprzez wysłanie e-maila z adresu e-mail zgłoszonego jako oficjalny adres kontaktowy ośrodka, na adres e-mail sekretariatu PTGO: sekretariat@ptgo.pl.

4.9 Zarząd PGOG jest uprawniony do podjęcia decyzji o usunięciu ośrodka który poważnie naruszył obowiązki wynikające z członkostwa, na podstawie własnej inicjatywy lub na wniosek złożony przez inny ośrodek członkowski. Za poważne naruszenie zobowiązań jest uważane w szczególności działanie w bezpośredniej sprzeczności z celami i założeniami PGOG, co może szkodzić działalności PGOG.

4.10 Aby usunąć Ośrodek z listy członków PGOG, konieczne jest uzyskanie większości głosów członków Zarządu. Przed podjęciem decyzji, Zarząd ma prawo, ale nie obowiązek, by upomnieć ośrodek. Zarząd decyduje o usunięciu ośrodka i informuje jego koordynatora w formie pisemnej, na adres e-mail zawarty w kwestionariuszu Ośrodka.

Art. 5. Organy PGOG

5.1. Organem zarządzającym Grupy jest Zarząd PGOG. W skład Zarządu wchodzą:

1. a) koordynatorzy ośrodków członkowskich
2. b) kierownik biura PGOG (delegowany z sekretariatu PTGO bez prawa głosu). a) tworzy i zatwierdza wytyczne wewnętrzne dotyczące poszczególnych działań PGOG
3. b) podejmuje decyzję o przyjęciu lub wykreśleniu ośrodka z listy PGOG

5.2 Zarząd:

1. 1. c) wybiera i odwołuje Przewodniczącego (zwanego dalej koordynatorem PGOG oraz 2 zastępców)
   2. d) przedstawia i zatwierdza plany działań na kolejne lata
   3. e) zatwierdza budżet i sprawozdania finansowe
   4. f) zatwierdza zmiany w Regulaminie
   5. g) przygotowuje raporty o działalności PGOG i przedstawia je pisemnie raz do roku na ręce Prezesa PTGO

5.3 Zarząd PGOG zwykłą większością głosów wybiera koordynatora PGOG oraz 2 zastępców. Kadencja wynosi 4 lata. Ten sam koordynator może być wybrany na maksymalnie dwie kadencje.

5.4 Koordynator PGOG odpowiada za prowadzenie i zarządzanie działalnością PGOG, monitorowanie przestrzegania regulaminu i kierowanie rozwojem PGOG. Koordynator PGOG:

1. a) reprezentuje PGOG we wszystkich sprawach i działaniach w imieniu PGOG w kontaktach z innymi podmiotami
2. b) zwołuje spotkania koordynatorów ośrodków PGOG,
3. c) kieruje administracją PGOG

5.5 Posiedzenie Zarządu zwołuje Koordynator sam lub na wniosek co najmniej ½ członków mających prawo głosu. Odbywa się ono co najmniej 1 raz w roku kalendarzowym. Koordynator PGOG zwołuje Zarząd w formie zaproszenia e-mail na adres zgłoszony przez koordynatorów ośrodków na min. 20 dni przed terminem posiedzenia, albo pocztą na adres przedstawiony w formularzu kwestionariusza. Zaproszenie obejmuje miejsce, czas i program spotkania. Decyzje podjęte w czasie Spotkania są ważne tylko w przypadku jeśli większość koordynatorów z ośrodków z prawem głosu jest obecna. Jeśli w spotkaniu nie uczestniczy większość koordynatorów z ośrodków z prawem głosu, Koordynator PGOG zwołuje posiedzenie zastępcze w ciągu 2 miesięcy od daty pierwotnego zebrania a decyzje podjęte wówczas są ważne niezależnie od ilości obecnych koordynatorów.

Art. 6. Sekretariat PGOG

6.1. Sekretariat PGOG jest organem wsparcia, którego zadaniem jest zapewnienie wsparcia organizacyjnego, administracyjnego i technicznego dla ośrodków działających w Grupie.

6.2. Sekretariat jest odpowiedzialny w szczególności za:

a) prowadzenie wykazu centrów zrzeszonych w PGOG (wpisów i skreśleń z listy wykonywane są na podstawie informacji dostarczonych przez zarząd, wykazy nie są publiczne i wykorzystywane wyłącznie do wewnętrznych potrzeb i celów Grupy),

b) przygotowywanie danych dla potrzeb członków PGOG

c) organizacja spotkań koordynatorów ośrodków

Art. 7. Finanse

7.1. Za finanse odpowiada jeden z zastępców Koordynatora PGOG. Jest odpowiedzialny za zadania związane z zarządzaniem finansowym (subkontem w ramach konta PTGO) oraz jest odpowiedzialny w szczególności za

– przygotowanie i monitorowanie budżetu na rok następny
– przygotowania i zapewnienie rejestracji księgowej i podatkowej,
– przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego i przedstawienie go do zatwierdzenia Zarządowi PGOG
– monitoruje finanse PGOG.

Art. 8. Wnioski końcowe

Niniejszy Regulamin wchodzi w życie po zatwierdzeniu go przez zarząd POLSKIEJ GRUPY ONKOLOGII GINEKOLOGICZNEJ (Polish Gynecologic Oncologic Group) (PGOG)

Warszawa 2024-05-13