REGULAMIN POLSKIEJ GRUPY ONKOLOGII GINEKOLOGICZNEJ 2018.01
(Polish Gynecologic Oncologic Group) PGOG
Art. 1. Nazwa, forma działalności i siedziba organizacji.
1.1. POLSKA GRUPA ONKOLOGII GINEKOLOGICZNEJ (Polish Gynecologic Oncologic Group) (PGOG) jest grupą badawczą, działającą w strukturach i pod patronatem Polskiego Towarzystwa Ginekologii Onkologicznej.
1.2. Jest grupą skupiającą ośrodki ginekologii onkologicznej i onkologii klinicznej zainteresowane prowadzeniem badań zarówno komercyjnych jak i niekomercyjnych w dziedzinie ginekologii onkologicznej.
1.3. Biuro PGOG prowadzone jest przez firmę Medical Art Group Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Promyka 13.
Art. 2. Cele
2.1. Głównym celem działalności Grupy jest połączenie wysiłków jednostek klinicznych w Polsce mających na celu rozwój naukowy w dziedzinie badań, profilaktyki, leczenia i diagnostyki w zakresie chorób onko-ginekologicznych.
2.2. Wszystkie badania, zainicjowane przez PGOG lub badania do których przystępuje Grupa, mają na celu poprawę możliwości leczenia pacjentów z zachowaniem ich praw i dbając przede wszystkim o ich dobro.
2.2. PGOG aktywnie uczestniczy w międzynarodowych działaniach naukowych prowadzonych przez podobne organizacje zagraniczne zapewniając tym samym swoim członkom informacje i kontakt z platformą międzynarodową.
2.3. PGOG zapewnia aktywne wsparcie administracyjne i organizacyjne dla swoich członków, prowadzenie negocjacji i prowadzenia badań klinicznych (badanie kliniczne i badania kliniczne leków) i stara się organizować własne projekty w zakresie oceny klinicznej (czyli tych, gdzie Grupa działa jako sponsor i finansuje je z własnych środków).
2.4. PGOG tworzy wspólne projekty, inicjuje i wspiera kontakty między ekspertami biorącymi udział w badaniach, co przyczynia się do podniesienia jakości opieki ginekologicznej.
2.5. PGOG organizuje własne projekty i spotkania edukacyjne i wspiera udział swoich członków w lokalnych przedsięwzięciach i spotkaniach zagranicznych organizowanych przez organizacje edukacyjne.
2.6. PGOG wspiera działania naukowe wszystkich swoich członków.
2.7. PGOG monitoruje najnowsze zmiany legislacyjne w odniesieniu do obszaru badań klinicznych i zapewnia swoim członkom aktualne informacje.
Art. 3. Zasady działalności
3.1. Działania prowadzone przez Grupę prowadzą do realizacji jego celów, jakie określono w art. 2.
3.2. Oprócz głównych działań, Grupa może także wykonywać wtórną działalność gospodarczą, której celem jest wspieranie realizacji celów głównych. Wszelkie zyski uzyskane z działalności wtórnej będą przeznaczone na sfinansowanie działalności PGOG oraz pokrycie kosztów administracyjnych.
3.2. Współpraca pomiędzy ośrodkami członkowskimi PGOG ułatwia dostęp do najnowszych metod terapeutycznych, diagnostycznych i nowoczesnych terapii, a co za tym idzie, przyczynia się do rozpowszechniania ich dostępności wśród pacjentów.
3.3. Główne działania Grupy są finansowane przede wszystkim, ale nie tylko, z następujących źródeł:
o granty naukowe
o sponsoring
o środki z prowadzonych badań komercyjnych
o zyski osiągane z wtórnej działalności gospodarczej
Art. 4. Prawa i obowiązki członków PGOG
4.1. W skład PGOG wchodzą profesjonalne ośrodki medyczne, zwanej dalej „ośrodkami“ świadczące opiekę zdrowotną w zakresie ginekologii onkologicznej i/lub onkologii kliniczne.
4.2. Każdy z ośrodków wskazuje swojego przedstawiciela zwanego dalej „koordynatorem ośrodka“ który jest jego pracownikiem lub pozostaje w innym stosunku prawnym z danym ośrodkiem.
W głosowaniach każdy z ośrodków rekrutujących chore do badań w ciągu ostatnich 24 miesięcy ma jeden głos, a wszystkie głosy są równe.
4.3. Warunkiem przystąpienia do PGOG jest:
a) wypełnienie i złożenie w sekretariacie PTGO kwestionariusza PGOG
b) złożenie deklaracji członkowskiej PGOG
c) akceptacja regulaminu PGOG
d) akceptacja przez ½ + 1 członków Zarządu PGOG.
4.4. Zarząd PGOG decyduje o akceptacji nowego ośrodka w trakcie kolejnego spotkania po złożeniu wniosku i informuje przedstawiciela ośrodka o swojej decyzji.
4.5. Prawa ośrodka, będącego członkiem PGOG:
a) aktywnie uczestniczyć we wszystkich działaniach podejmowanych przez PGOG
b) brać udział w podejmowaniu decyzji dotyczących działalności PGOG
c) zgłaszania własnych propozycji działalności PGOG
d) prawo odmowy udziału w badaniu klinicznym sugerowanym przez PGOG.
4.6. Obowiązki członków PGOG:
a) przestrzeganie regulaminu
b) aktywne uczestniczenie w działaniach PGOG
c) ochrona dobrego imienia Grupy
d) regularnie zasięgać informacji o działaniach w ramach Grupy,
e) informować koordynatorów PGOG o wszelkich zmianach danych, podanych w kwestionariuszu zgłoszeniowym ośrodka,
f) informować koordynatorów PGOG o zmianach w ośrodku które mogą przełożyć się na jakość pracy PGOG.
4.7. Ośrodek może zostać usunięty z listy ośrodków członkowskich PGOG w przypadku:
a) złożenia pisemnego wypowiedzenia członkostwa przez koordynatora ośrodka,
b) utraty zdolności ośrodka do prowadzenia badań klinicznych zgodnie ze standardami PGOG,
c) nieprzestrzeganie regulaminu PGOG,
d) brak rekrutacji do badań klinicznych z udziałem PGOG w okresie dwóch (2) kolejnych lat.
4.8. Ośrodek, który chce wystąpić z PGOG, przesyła pisemne powiadomienie o swojej decyzji na adres Polskiego Towarzystwa Ginekologii Onkologicznej. Ośrodek może również złożyć wypowiedzenie członkostwa poprzez wysłanie e-maila z adresu e-mail zgłoszonego jako oficjalny adres kontaktowy ośrodka, na adres e-mail sekretariatu PTGO: sekretariat@ptgo.pl.
4.9. Zarząd PGOG jest uprawniony do podjęcia decyzji o usunięciu ośrodka który poważnie naruszył obowiązki wynikające z członkostwa, na podstawie własnej inicjatywy lub na wniosek złożony przez inny ośrodek członkowski. Za poważne naruszenie zobowiązań jest uważane w szczególności działanie w bezpośredniej sprzeczności z celami i założeniami PGOG, co może szkodzić działalności PGOG.
4.10. Aby usunąć Ośrodek z listy członków PGOG, konieczne jest uzyskanie większości głosów członków Zarządu. Przed podjęciem decyzji, Zarząd ma prawo, ale nie obowiązek, by upomnieć ośrodek. Zarząd decyduje o usunięciu ośrodka i informuje jego koordynatora w formie pisemnej, na adres e-mail zawarty w kwestionariuszu Ośrodka.
Art. 5. Organy PGOG
5.1. Organem zarządzającym Grupy jest Zarząd PGOG. W skład Zarządu wchodzą:
a) koordynatorzy ośrodków członkowskich
b) kierownik biura PGOG (delegowany z sekretariatu PTGO bez prawa głosu).
5.2 Zarząd:
a) tworzy i zatwierdza wytyczne wewnętrzne dotyczące poszczególnych działań PGOG
b) podejmuje decyzję o przyjęciu lub wykreśleniu ośrodka z listy PGOG
c) wybiera i odwołuje Przewodniczącego (zwanego dalej koordynatorem PGOG oraz 2 zastępców)
d) przedstawia i zatwierdza plany działań na kolejne lata
e) zatwierdza budżet i sprawozdania finansowe
f) zatwierdza zmiany w Regulaminie
g) przygotowuje raporty o działalności PGOG i przedstawia je pisemnie raz do roku na ręce Prezesa PTGO
5.3. Zarząd PGOG zwykłą większością głosów wybiera koordynatora PGOG oraz 2 zastępców. Kadencja wynosi 4 lata. Ten sam koordynator może być wybrany na maksymalnie dwie kadencje.
5.4. Koordynator PGOG odpowiada za prowadzenie i zarządzanie działalnością PGOG, monitorowanie przestrzegania regulaminu i kierowanie rozwojem PGOG. Koordynator PGOG:
a) reprezentuje PGOG we wszystkich sprawach i działaniach w imieniu PGOG w kontaktach z innymi podmiotami
b) zwołuje spotkania koordynatorów ośrodków PGOG,
c) kieruje administracją PGOG
5.5. Posiedzenie Zarządu zwołuje Koordynator sam lub na wniosek co najmniej ½ członków mających prawo głosu. Odbywa się ono co najmniej 1 raz w roku kalendarzowym. Koordynator PGOG zwołuje Zarząd w formie zaproszenia e-mail na adres zgłoszony przez koordynatorów ośrodków na min. 20 dni przed terminem posiedzenia, albo pocztą na adres przedstawiony w formularzu kwestionariusza. Zaproszenie obejmuje miejsce, czas i program spotkania. Decyzje podjęte w czasie Spotkania są ważne tylko w przypadku jeśli większość koordynatorów z ośrodków z prawem głosu jest obecna. Jeśli w spotkaniu nie uczestniczy większość koordynatorów z ośrodków z prawem głosu, Koordynator PGOG zwołuje posiedzenie zastępcze w ciągu 2 miesięcy od daty pierwotnego zebrania a decyzje podjęte wówczas są ważne niezależnie od ilości obecnych koordynatorów.
Art. 6. Sekretariat PGOG
6.1. Sekretariat PGOG jest organem wsparcia, którego zadaniem jest zapewnienie wsparcia organizacyjnego, administracyjnego i technicznego dla ośrodków działających w Grupie.
6.2. Sekretariat jest odpowiedzialny w szczególności za:
a) prowadzenie wykazu centrów zrzeszonych w PGOG (wpisów i skreśleń z listy wykonywane są na podstawie informacji dostarczonych przez zarząd, wykazy nie są publiczne i wykorzystywane wyłącznie do wewnętrznych potrzeb i celów Grupy),
b) przygotowywanie danych dla potrzeb członków PGOG
c) organizacja spotkań koordynatorów ośrodków
Art. 7. Finanse
7.1. Za finanse odpowiada jeden z zastępców Koordynatora PGOG. Jest odpowiedzialny za zadania związane z zarządzaniem finansowym (subkontem w ramach konta PTGO) oraz jest odpowiedzialny w szczególności za
– przygotowanie i monitorowanie budżetu na rok następny
– przygotowania i zapewnienie rejestracji księgowej i podatkowej,
– przygotowanie rocznego sprawozdania finansowego i przedstawienie go do zatwierdzenia Zarządowi PGOG
– monitoruje finanse PGOG.
Art. 8. Wnioski końcowe
Niniejszy Regulamin wchodzi w życie po zatwierdzeniu go przez zarząd POLSKIEJ GRUPY ONKOLOGII GINEKOLOGICZNEJ (Polish Gynecologic Oncologic Group) (PGOG)
Warszawa 2018-11-24